Kontorsoftware til iværksættere

Når du starter som iværksætter, har du brug for software til at skrive tilbud, lave fakturaer, holde styr på regnskab og kommunikere med kunder. Men med så mange valgmuligheder kan det være svært at vide hvad der er nødvendigt, og hvad der er nice-to-have.

Den gode nyhed er at du kan komme langt med relativt få programmer. Her gennemgår vi de vigtigste kategorier af kontorsoftware, og hvad der giver mening for en ny virksomhed.

Hvad skal du kunne?

De fleste iværksættere har brug for fire kernefunktioner i deres daglige arbejde:

• Tekstbehandling – til kontrakter, tilbud og korrespondance
• Regneark – til budget, prislister og simpel bogføring
• Præsentationer – til kundemøder og pitches
• E-mail og kalender – til kommunikation og planlægning

Derudover kan det være relevant med software til PDF-redigering, projektstyring og online møder – men det er sekundært. Start med de fire kernefunktioner og byg op derfra.

Microsoft Office vs. Google Workspace

Det store valg for de fleste står mellem Microsoft Office og Google Workspace. Begge dækker de grundlæggende behov, men de fungerer forskelligt.

Google Workspace

Google Workspace (tidligere G Suite) er cloud-baseret og kører i browseren. Du får Google Docs, Sheets, Slides og Gmail med din egen virksomhedsmail. Prisen starter omkring 55 kr/md per bruger.

Fordelen er at alt ligger i skyen, og du kan samarbejde i realtid. Ulempen er at funktionaliteten i Sheets og Docs er mere begrænset end Excel og Word – især til avancerede regneark og kompleks formatering.

Microsoft Office

Microsoft Office er den klassiske kontorpakke med Word, Excel, PowerPoint og Outlook. Du kan enten købe Microsoft 365 som abonnement (fra ca. 75 kr/md) eller købe en engangslicens der ikke udløber.

For mange iværksættere er en engangslicens det mest fornuftige valg. Du betaler én gang og har softwaren permanent – ingen løbende udgifter. Det er særligt attraktivt i opstartsfasen hvor hver fast udgift tæller. Hos PcMac.dk kan du finde Microsoft Office 2021 til en skarp pris, hvilket giver dig Word, Excel og PowerPoint uden abonnement.

Hvornår er hvad det rigtige valg?

Valget afhænger af din arbejdsform og dine behov:

• Hvis du arbejder alene og primært har brug for at skrive dokumenter og lave regneark, er en Microsoft Office engangslicens ofte det billigste og mest stabile valg.
• Hvis du har medarbejdere og samarbejder meget i dokumenter, kan Google Workspace give bedre realtidssamarbejde.
• Hvis du har brug for avancerede Excel-funktioner som pivot-tabeller og makroer, er Microsoft Office overlegen.
• Hvis du allerede bruger Gmail privat og vil holde det simpelt, er Google Workspace et naturligt valg.

Gratis alternativer der er værd at kende

Har du et stramt budget, findes der gratis alternativer der dækker de basale behov:

• LibreOffice – gratis kontorpakke med tekstbehandling, regneark og præsentationer. God til basale opgaver, men formatering kan drille ved udveksling med Office-brugere.
• Google Docs/Sheets/Slides – gratis med en Google-konto. Begrænset funktionalitet men perfekt til simpelt samarbejde.
• Zoho Docs – gratis plan for op til 5 brugere. Mindre kendt men overraskende kapabelt.

Vær opmærksom på at gratis løsninger kan koste dig tid i stedet for penge. Hvis du bruger timer på at fikse formateringsproblemer i LibreOffice, kan det hurtigt blive dyrere end en Office-licens.

Fakturering og regnskab

Kontorsoftware er én ting, men du har sandsynligvis også brug for et regnskabs- eller faktureringsprogram. Her er de mest populære valg for danske iværksættere:

• Dinero – gratis fakturering, betalt regnskab. Populært blandt enkeltmandsvirksomheder.
• Billy – brugervenligt regnskabsprogram med fakturering og bogføring.
• e-conomic – mere avanceret, populært hos virksomheder med bogholder.

Et regnskabsprogram erstatter ikke Excel til alle opgaver, men det sparer dig for mange timers manuelt arbejde med moms, fakturaer og årsregnskab.

Tips til valg af kontorsoftware

• Start med det du kender – det sparer indlæringstid
• Vælg engangslicens over abonnement hvis du vil holde faste udgifter nede
• Sørg for at din software kan eksportere til standard formater (PDF, XLSX, DOCX)
• Tænk på kompatibilitet – dine kunder bruger sandsynligvis Microsoft Office
• Hav altid backup af dine dokumenter, uanset hvilken løsning du vælger