Printer og printløsninger til små virksomheder

Selvom vi lever i en digital verden, har de fleste virksomheder stadig brug for at printe. Kontrakter, fakturaer, marketingmateriale – listen er lang. Denne guide hjælper dig med at vælge den rigtige printer til din virksomhed.

Har du brug for en printer?

Overvej først

Inden du køber, overvej:

• Hvor meget printer du egentlig? Måske mindre end du tror
• Kan du bruge printbutik? Til lejlighedsvis print
• Er digital underskrift en mulighed? Sparer meget papir
• Kan dokumenter sendes digitalt? PDF i stedet for papir

Hvornår du har brug for egen printer

• Du printer regelmæssigt (mere end 50 sider/måned)
• Du printer følsomme dokumenter (kundedata, kontrakter)
• Du har brug for print hurtigt og ofte
• Du printer specialmaterialer (labels, fotos)

Hvornår printbutik er nok

• Lejlighedsvis print (under 50 sider/måned)
• Store printjobs (billigere i storkøb)
• Specialprint (storformat, farve)

Typer af printere

Inkjet (blækprinter)

Sprøjter flydende blæk på papiret.

Fordele:

• Lav indkøbspris
• God til fotos og grafik
• Kan printe på mange materialer
• Stille

Ulemper:

• Høj pris pr. print
• Blæk tørrer ud ved sjælden brug
• Langsommere
• Blæk kan udtværes

Bedst til: Dem der printer sjældent eller har brug for fotoprint.

Laser (tonerprinter)

Bruger toner (pulver) og varme til at printe.

Fordele:

• Lav pris pr. print
• Hurtig
• Skarp tekst
• Toner tørrer ikke ud
• Holdbar

Ulemper:

• Højere indkøbspris
• Større og tungere
• Ikke optimal til fotos

Bedst til: Kontorprint, tekstdokumenter, regelmæssig brug.

LED-printer

Lignende teknologi som laser, men bruger LED i stedet for laser.

Fordele:

• Færre bevægelige dele
• Ofte mere kompakt
• Pålidelig

Ulemper:

• Begrænset udvalg

Bedst til: Generelt kontorbrug.

Sammenligning

KriteriumInkjetLaser IndkøbsprisLavMedium-høj Pris pr. printHøjLav HastighedLangsomHurtig TekstkvalitetGodFremragende FotokvalitetFremragendeMiddel VedligeholdelseMereMindre Ved sjælden brugProblemerIngen problemer

Hvad skal du kigge efter?

Printvolumen

Printere er designet til forskellige mængder:

• Lav: 0-500 sider/måned
• Medium: 500-2.000 sider/måned
• Høj: 2.000+ sider/måned

Vælg en printer, der matcher dit behov. En printer designet til lavt volumen slides hurtigt op ved højt brug.

Farve vs. sort/hvid

Sort/hvid:

• Billigere printer
• Billigere toner/blæk
• Hurtigere
• Perfekt til dokumenter og tekst

Farve:

• Dyrere printer og forbrugsstoffer
• Nødvendig for marketingmateriale, præsentationer
• Overvej om du kan printe farve andre steder

Funktioner

Basis:

• Print

All-in-one (multifunktion):

• Print
• Scan
• Kopi
• (Fax – sjældent nødvendigt i dag)

Nice-to-have:

• Automatisk dupleks (print på begge sider)
• Automatisk dokumentføder (ADF)
• Trådløs tilslutning (WiFi)
• Mobil print (fra telefon)

Tilslutningsmuligheder

• USB: Simpelt, kræver kabel til computer
• Ethernet: Netværksprint, deles nemt
• WiFi: Trådløs, fleksibelt
• WiFi Direct: Print fra telefon uden router

Anbefalede printere

Budget sort/hvid laser (under 1.500 kr)

Brother HL-L2350DW

• Ca. 1.200 kr
• Trådløs
• Dupleks
• God til små kontorer

HP LaserJet M110w

• Ca. 1.100 kr
• Kompakt
• WiFi
• Entry-level

Budget farvelaser (2.000-4.000 kr)

Brother HL-L3220CW

• Ca. 2.500 kr
• Farvelaser
• Trådløs
• God værdi

HP Color Laser 150nw

• Ca. 2.200 kr
• Kompakt farvelaser
• Netværk og WiFi

Multifunktion sort/hvid (1.500-3.000 kr)

Brother MFC-L2710DW

• Ca. 2.000 kr
• Print, scan, kopi, fax
• Dupleks og ADF
• Fremragende til kontorer

HP LaserJet Pro MFP M140w

• Ca. 2.500 kr
• Kompakt multifunktion
• God til små virksomheder

Multifunktion farve (3.000-6.000 kr)

Brother MFC-L3750CDW

• Ca. 4.500 kr
• Farve multifunktion
• Hurtig og pålidelig
• God til medium volumen

HP Color LaserJet Pro MFP M283fdw

• Ca. 4.000 kr
• Farve multifunktion
• God scanning
• Populært valg

Forbrugsstoffer: Den skjulte omkostning

Blæk og toner er dyrt

Producenter sælger ofte printere billigt for at tjene på forbrugsstoffer. Original blæk/toner kan koste mere end selve printeren!

Kompatible patroner: Spar 50-70%

Hos Tonerland finder du kompatible patroner, der:

• Passer præcis til din printer
• Giver samme kvalitet som original
• Koster en brøkdel af originalprisen

Eksempel på besparelse:

PrinterOriginal tonerKompatibel tonerBesparelse Brother HL-L2350DW550 kr200 kr350 kr HP LaserJet Pro750 kr280 kr470 kr Canon LBP6030650 kr220 kr430 kr

Over et år kan du spare 1.500-4.000 kr bare på forbrugsstoffer!

Beregn den reelle pris

Før du køber en printer, beregn den samlede omkostning:

Printerens pris

Forventet antal prints/år

Pris pr. print (patronpris / sidekapacitet)

Årlig omkostning forbrugsstoffer

Eksempel:

• Printer A: 800 kr, men 0,50 kr/print
• Printer B: 2.000 kr, men 0,10 kr/print

Ved 200 prints/måned (2.400/år):

• Printer A: 800 + (2.400 × 0,50) = 2.000 kr/år
• Printer B: 2.000 + (2.400 × 0,10) = 2.240 kr første år, 240 kr/år derefter

Printer B er billigere på lang sigt!

Opsætning og placering

Placering af printer

• Tilgængeligt: Nem adgang til papir og toner
• Ventileret: Laserprintere afgiver varme
• Støjhensyn: Ikke for tæt på arbejdspladser
• Netværkstilslutning: Ethernet-kabel eller WiFi-dækning

Netværksopsætning

WiFi-tilslutning:

Forbind printer til WiFi via printerens menu

Installer printerdriver på computer

Vælg printeren i driveren

Test print

Ethernet:

Tilslut kabel fra printer til router/switch

Installer driver

Find printer på netværket

Test print

Mobil print

De fleste moderne printere understøtter print fra telefon:

• Apple AirPrint: Til iPhone/iPad
• Google Cloud Print: Til Android
• Producentens app: HP Smart, Brother iPrint, etc.

Vedligeholdelse

Regelmæssig vedligeholdelse

Ugentligt:

• Print en testside hvis printeren ikke har været i brug

Månedligt:

• Rengør printerens ydre
• Tjek papir-feed

Kvartalsvis:

• Rens indvendig (følg producentens vejledning)
• Tjek for papirstøv

Almindelige problemer

Striber på udskrift:

• Inkjet: Kør rensefunktion
• Laser: Toner kan være ved at være tom

Papirstop:

• Fjern forsigtigt papir
• Tjek for små papirstykker
• Brug ikke krøllet papir

Langsom print:

• Skift til hurtig/kladde-tilstand
• Reducer opløsning
• Print sort/hvid hvis muligt

Printpolitik for virksomheder

Reducer printomkostninger

Print kun det nødvendige

Brug dupleks (begge sider)

Print i sort/hvid som standard

Brug kladde-kvalitet til interne dokumenter

Del dokumenter digitalt frem for på papir

Sikkerhed

• Fjern følsomme dokumenter fra printerbakken
• Makuler fortrolige dokumenter
• Overvej "follow-me" print til større kontorer

Alternativer til egen printer

Printbutikker

• Bilka, føtex, PostNord
• Godt til lejlighedsvis eller store printjobs
• Ingen investering i udstyr

Kontorhoteller/coworking

Hvis du arbejder fra kontorfællesskab, er der ofte adgang til print.

Cloud-print services

• Uploadg dokument online
• Hent på nærmeste lokation
• Praktisk på farten

Tjekliste: Vælg den rigtige printer

Før køb

• [ ] Beregn dit månedlige printbehov
• [ ] Beslut: farve eller sort/hvid
• [ ] Beslut: kun print eller multifunktion
• [ ] Sæt budget (husk forbrugsstoffer!)
• [ ] Tjek pris på kompatible patroner hos Tonerland

Ved køb

• [ ] Sammenlign totale omkostninger (ikke kun købspris)
• [ ] Tjek tilslutningsmuligheder
• [ ] Læs anmeldelser
• [ ] Overvej energiforbrug

Efter køb

• [ ] Opsæt på netværk
• [ ] Installer på alle relevante computere
• [ ] Bestil ekstra toner/blæk fra Tonerland
• [ ] Sæt standard til sort/hvid og dupleks

Konklusion

Den rigtige printer til din virksomhed afhænger af dine behov:

Vælg laser for kontorprint: Billigere i drift, hurtigere, mere pålidelig

Multifunktion giver mere værdi: Print, scan og kopi i én

Beregn totalomkostning: Ikke kun købspris

Spar på forbrugsstoffer: Køb kompatible patroner fra Tonerland

Overvej om du har brug for det: Printbutik kan være nok

Med den rigtige printer og billige forbrugsstoffer holder du printomkostningerne nede uden at gå på kompromis med kvaliteten.

Læs også: Spar penge på forbrugsstoffer og IT-udstyr til startups på budget.