Printer og printløsninger til små virksomheder

Selvom vi lever i en digital verden, har de fleste virksomheder stadig brug for at printe. Kontrakter, fakturaer, marketingmateriale – listen er lang. Denne guide hjælper dig med at vælge den rigtige printer til din virksomhed.

Har du brug for en printer?

Overvej først

Inden du køber, overvej:

• Hvor meget printer du egentlig? Måske mindre end du tror
• Kan du bruge printbutik? Til lejlighedsvis print
• Er digital underskrift en mulighed? Sparer meget papir
• Kan dokumenter sendes digitalt? PDF i stedet for papir

Hvornår du har brug for egen printer

• Du printer regelmæssigt (mere end 50 sider/måned)
• Du printer følsomme dokumenter (kundedata, kontrakter)
• Du har brug for print hurtigt og ofte
• Du printer specialmaterialer (labels, fotos)

Hvornår printbutik er nok

• Lejlighedsvis print (under 50 sider/måned)
• Store printjobs (billigere i storkøb)
• Specialprint (storformat, farve)

Typer af printere

Inkjet (blækprinter)

Sprøjter flydende blæk på papiret.

Fordele:

• Lav indkøbspris
• God til fotos og grafik
• Kan printe på mange materialer
• Stille

Ulemper:

• Høj pris pr. print
• Blæk tørrer ud ved sjælden brug
• Langsommere
• Blæk kan udtværes

Bedst til: Dem der printer sjældent eller har brug for fotoprint.

Laser (tonerprinter)

Bruger toner (pulver) og varme til at printe.

Fordele:

• Lav pris pr. print
• Hurtig
• Skarp tekst
• Toner tørrer ikke ud
• Holdbar

Ulemper:

• Højere indkøbspris
• Større og tungere
• Ikke optimal til fotos

Bedst til: Kontorprint, tekstdokumenter, regelmæssig brug.

LED-printer

Lignende teknologi som laser, men bruger LED i stedet for laser.

Fordele:

• Færre bevægelige dele
• Ofte mere kompakt
• Pålidelig

Ulemper:

• Begrænset udvalg

Bedst til: Generelt kontorbrug.

Sammenligning

Kriterium	Inkjet	Laser
Indkøbspris	Lav	Medium-høj
Pris pr. print	Høj	Lav
Hastighed	Langsom	Hurtig
Tekstkvalitet	God	Fremragende
Fotokvalitet	Fremragende	Middel
Vedligeholdelse	Mere	Mindre
Ved sjælden brug	Problemer	Ingen problemer

Hvad skal du kigge efter?

Printvolumen

Printere er designet til forskellige mængder:

• Lav: 0-500 sider/måned
• Medium: 500-2.000 sider/måned
• Høj: 2.000+ sider/måned

Vælg en printer, der matcher dit behov. En printer designet til lavt volumen slides hurtigt op ved højt brug.

Farve vs. sort/hvid

Sort/hvid:

• Billigere printer
• Billigere toner/blæk
• Hurtigere
• Perfekt til dokumenter og tekst

Farve:

• Dyrere printer og forbrugsstoffer
• Nødvendig for marketingmateriale, præsentationer
• Overvej om du kan printe farve andre steder

Funktioner

Basis:

• Print

All-in-one (multifunktion):

• Print
• Scan
• Kopi
• (Fax – sjældent nødvendigt i dag)

Nice-to-have:

• Automatisk dupleks (print på begge sider)
• Automatisk dokumentføder (ADF)
• Trådløs tilslutning (WiFi)
• Mobil print (fra telefon)

Tilslutningsmuligheder

• USB: Simpelt, kræver kabel til computer
• Ethernet: Netværksprint, deles nemt
• WiFi: Trådløs, fleksibelt
• WiFi Direct: Print fra telefon uden router

Anbefalede printere

Budget sort/hvid laser (under 1.500 kr)

Brother HL-L2350DW

• Ca. 1.200 kr
• Trådløs
• Dupleks
• God til små kontorer

HP LaserJet M110w

• Ca. 1.100 kr
• Kompakt
• WiFi
• Entry-level

Budget farvelaser (2.000-4.000 kr)

Brother HL-L3220CW

• Ca. 2.500 kr
• Farvelaser
• Trådløs
• God værdi

HP Color Laser 150nw

• Ca. 2.200 kr
• Kompakt farvelaser
• Netværk og WiFi

Multifunktion sort/hvid (1.500-3.000 kr)

Brother MFC-L2710DW

• Ca. 2.000 kr
• Print, scan, kopi, fax
• Dupleks og ADF
• Fremragende til kontorer

HP LaserJet Pro MFP M140w

• Ca. 2.500 kr
• Kompakt multifunktion
• God til små virksomheder

Multifunktion farve (3.000-6.000 kr)

Brother MFC-L3750CDW

• Ca. 4.500 kr
• Farve multifunktion
• Hurtig og pålidelig
• God til medium volumen

HP Color LaserJet Pro MFP M283fdw

• Ca. 4.000 kr
• Farve multifunktion
• God scanning
• Populært valg

Forbrugsstoffer: Den skjulte omkostning

Blæk og toner er dyrt

Producenter sælger ofte printere billigt for at tjene på forbrugsstoffer. Original blæk/toner kan koste mere end selve printeren!

Kompatible patroner: Spar 50-70%

Hos Tonerland finder du kompatible patroner, der:

• Passer præcis til din printer
• Giver samme kvalitet som original
• Koster en brøkdel af originalprisen

Eksempel på besparelse:

Printer	Original toner	Kompatibel toner	Besparelse
Brother HL-L2350DW	550 kr	200 kr	350 kr
HP LaserJet Pro	750 kr	280 kr	470 kr
Canon LBP6030	650 kr	220 kr	430 kr

Over et år kan du spare 1.500-4.000 kr bare på forbrugsstoffer!

Beregn den reelle pris

Før du køber en printer, beregn den samlede omkostning:

1. Printerens pris
2. Forventet antal prints/år
3. Pris pr. print (patronpris / sidekapacitet)
4. Årlig omkostning forbrugsstoffer

Eksempel:

• Printer A: 800 kr, men 0,50 kr/print
• Printer B: 2.000 kr, men 0,10 kr/print

Ved 200 prints/måned (2.400/år):

• Printer A: 800 + (2.400 × 0,50) = 2.000 kr/år
• Printer B: 2.000 + (2.400 × 0,10) = 2.240 kr første år, 240 kr/år derefter

Printer B er billigere på lang sigt!

Opsætning og placering

Placering af printer

• Tilgængeligt: Nem adgang til papir og toner
• Ventileret: Laserprintere afgiver varme
• Støjhensyn: Ikke for tæt på arbejdspladser
• Netværkstilslutning: Ethernet-kabel eller WiFi-dækning

Netværksopsætning

WiFi-tilslutning:

1. Forbind printer til WiFi via printerens menu
2. Installer printerdriver på computer
3. Vælg printeren i driveren
4. Test print

Ethernet:

1. Tilslut kabel fra printer til router/switch
2. Installer driver
3. Find printer på netværket
4. Test print

Mobil print

De fleste moderne printere understøtter print fra telefon:

• Apple AirPrint: Til iPhone/iPad
• Google Cloud Print: Til Android
• Producentens app: HP Smart, Brother iPrint, etc.

Vedligeholdelse

Regelmæssig vedligeholdelse

Ugentligt:

• Print en testside hvis printeren ikke har været i brug

Månedligt:

• Rengør printerens ydre
• Tjek papir-feed

Kvartalsvis:

• Rens indvendig (følg producentens vejledning)
• Tjek for papirstøv

Almindelige problemer

Striber på udskrift:

• Inkjet: Kør rensefunktion
• Laser: Toner kan være ved at være tom

Papirstop:

• Fjern forsigtigt papir
• Tjek for små papirstykker
• Brug ikke krøllet papir

Langsom print:

• Skift til hurtig/kladde-tilstand
• Reducer opløsning
• Print sort/hvid hvis muligt

Printpolitik for virksomheder

Reducer printomkostninger

1. Print kun det nødvendige
2. Brug dupleks (begge sider)
3. Print i sort/hvid som standard
4. Brug kladde-kvalitet til interne dokumenter
5. Del dokumenter digitalt frem for på papir

Sikkerhed

• Fjern følsomme dokumenter fra printerbakken
• Makuler fortrolige dokumenter
• Overvej "follow-me" print til større kontorer

Alternativer til egen printer

Printbutikker

• Bilka, føtex, PostNord
• Godt til lejlighedsvis eller store printjobs
• Ingen investering i udstyr

Kontorhoteller/coworking

Hvis du arbejder fra kontorfællesskab, er der ofte adgang til print.

Cloud-print services

• Uploadg dokument online
• Hent på nærmeste lokation
• Praktisk på farten

Tjekliste: Vælg den rigtige printer

Før køb

• Beregn dit månedlige printbehov
• Beslut: farve eller sort/hvid
• Beslut: kun print eller multifunktion
• Sæt budget (husk forbrugsstoffer!)
• Tjek pris på kompatible patroner hos Tonerland

Ved køb

• Sammenlign totale omkostninger (ikke kun købspris)
• Tjek tilslutningsmuligheder
• Læs anmeldelser
• Overvej energiforbrug

Efter køb

• Opsæt på netværk
• Installer på alle relevante computere
• Bestil ekstra toner/blæk fra Tonerland
• Sæt standard til sort/hvid og dupleks

Konklusion

Den rigtige printer til din virksomhed afhænger af dine behov:

1. Vælg laser for kontorprint: Billigere i drift, hurtigere, mere pålidelig
2. Multifunktion giver mere værdi: Print, scan og kopi i én
3. Beregn totalomkostning: Ikke kun købspris
4. Spar på forbrugsstoffer: Køb kompatible patroner fra Tonerland
5. Overvej om du har brug for det: Printbutik kan være nok

Med den rigtige printer og billige forbrugsstoffer holder du printomkostningerne nede uden at gå på kompromis med kvaliteten.

Læs også: Spar penge på forbrugsstoffer og IT-udstyr til startups på budget.